Quels sont les coûts du déménagement d’un bureau ? : l’importance de la communication

Si vous souhaitez déménager votre bureau, il faut évaluer de multiples facteurs avant de concrétiser votre déménagement, à savoir les conséquences en matière de masse salariale et les charges sociales que cela provoque, mais également la quête de nouvelles surfaces et l’aménagement des locaux. Toutes ces démarches nécessitent du travail et sont à réfléchir longuement en avance pour être parfaitement prêt, sans courir le risque de désorganiser le fonctionnement de l’entreprise.

Après avoir évalué les divers schémas envisageables et les incidences d’un déménagement sur votre organisation, vous pouvez considérer les dépenses liées à vos nouveaux bureaux.

Comment organiser le déménagement de votre bureau ?

La planification est la clé indispensable à la réalisation d’un déménagement de bureau. Avant le lancement de son projet, il est donc nécessaire de suivre quelques conseils pour vérifier la possibilité de le faire et de garantir différentes modalités, par exemple :

  • les véritables nécessités et les raisons qui imposent un déménagement de bureau ;
  • la localisation désirée pour votre nouveau bureau et la proximité de votre bureau actuel ;
  • un budget préliminaire en évaluant tous les frais d’un transfert de bureau ;
  • les conséquences éventuelles sur votre personnel et sur une restructuration envisagée.

Pourquoi la planification est-elle importante ?

Les différents éléments cités plus haut serviront à établir un cahier des charges comportant des modalités précises et un planning indicatif d’exécution. Bien évidemment, la réalisation d’un déménagement de bureau repose aussi sur :

  • la structure de votre société ;
  • le chiffre d’affaires ;
  • la position géographique (en France ou à l’étranger).

Il peut aussi concerner la création de nouveaux bureaux ou bien plus simplement le déplacement d’une portion de votre unité d’activité ou de vos services vers d’autres sites. En effet, tous ces facteurs sont primordiaux pour appréhender efficacement un déménagement de bureau sans perturber le fonctionnement de vos employés.

Comment réussir le déménagement ?

Comment réussir le déménagement ?Le succès de votre déménagement de bureau repose sur :

  • la qualité de l’organisation interne de ce processus ;
  • les différentes équipes à qui vous confierez votre déménagement de bureau.

Un mouvement de bureau est un concept très spécifique dans le secteur du déménagement. Assurez-vous de collaborer avec une société spécialisée qui maîtrise les transferts de bureaux et qui deviendra un partenaire à part entière dans l’exécution de ce projet.

Les coûts d’un déménagement de bureau

Vos salariés font partie des premiers affectés par le déménagement du bureau de votre société. En effet, il a un impact sur leurs modalités professionnelles bien évidemment, mais également sur leurs habitudes de vie personnelle.

Ces modifications représentent une réelle source de remise en question et de stress en milieu professionnel et peuvent conduire quelques employés à se questionner sur l’opportunité de rester ou de changer de société, si un équilibre entre vie privée et cadre de travail ne correspond plus à leurs exigences.

Si le déménagement de votre bureau nécessite une distance considérablement plus longue entre le lieu de travail et le logement, comme dans le cas d’un déménagement à destination d’une autre ville, voire d’une autre région, ou enfin d’un déménagement à l’étranger, il peut aboutir à un transfert imposé de la domiciliation des collaborateurs.

La prime de réinstallation est fixée par les conventions de la société dans le cadre de la formule de mobilité et inclut :

  • les coûts de déplacement ;
  • les frais de transfert et de déménagement ;
  • les autres charges d’installation.

Un changement de bureau implique aussi des conséquences internes sur la structure de votre société, à savoir une possibilité de réorganisation de vos services et de vos équipes. Cela engendre des frais relatifs à la préparation des collaborateurs, à leur promotion, à leur évolution de carrière, à leur reclassement ou à la renégociation de leur contrat de travail.

Pourquoi faut-il communiquer le déménagement de votre bureau ?

Chacun doit être informé de cette démarche et connaitre les justificatifs du déménagement. La communication est primordiale pour cette opération fragile, car les collaborateurs de la société ne doivent pas se retrouver pris au piège et tout le monde doit bénéficier d’un temps de préparation et de structuration du déménagement.

En outre, pour une partie d’entre eux, la déclaration de déménagement de l’entreprise peut représenter un réel choc émotionnel suite au bouleversement de leur routine quotidienne, par exemple l’impact du temps de transport entre le foyer et le bureau sera plus long.

Définir un interlocuteur

Afin de renforcer l’information de ceux qui ont des interrogations ou des préoccupations, il est envisageable de définir un interlocuteur responsable du déménagement, par département ou par équipe.

Il est également possible de mobiliser vos collaborateurs en leur proposant de donner leur avis sur la conception des nouveaux bureaux.

Clause de mobilité

Dans le cas d’une mobilité dans la même zone géographique, les employés sont dispensés de fournir leur accord. Par ailleurs, si le contrat de travail contient une clause de mobilité, le consentement du travailleur n’est pas non plus exigé. Dans le cas où le personnel choisit de ne pas rejoindre la société, il peut être renvoyé pour des raisons personnelles. En revanche, si le contrat ne contient aucune clause de mobilité, il est obligatoire d’obtenir l’accord du collaborateur. Dans l’éventualité où l’employé refuse, il risque d’être licencié pour motif économique.

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